www.vns009.com学生档案管理办法

第一章 总  则
第一条 学生档案是学生在校期间形成的,反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料,是国家和社会选拔任用人才的重要根据,也是干部(工人)档案形成的基础,为加强对学生档案的科学和规范化管理,现根据学生档案形成和管理的特点,制定本办法。
第二条 学生档案管理是学校工作的重要组成部分,也是人事档案工作的组成部分之一,它是贯彻执行党的教育方针,为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。
第三条 学生档案工作,在学校党政管理部门的宏观管理组织协调下,由分院进行行政领导。
第四条 在学生档案管理工作中,必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度,严密保管,确保学生档案的连续、完整与安全。
第二章 管理职责
第五条 学生档案统一归学生处指导并由专人管理,同时接受校内有关领导部门的检查和指导。
第六条 学生档案种类多、流动性强、利用率高、工作量大,因此应在档案馆内配备一至二名专职人员负责学生档案管理工作。
第七条 学生档案管理的职责
(一)保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料;
(二)收集、鉴别和整理学生档案材料;
(三)办理学生档案的查阅、借阅;
(四)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生情况;
 (五)做好学生档案的安全、保密、保护工作;
(六)调查研究学生档案工作情况,完善有关规章制度,做好学生档案的分析统计工作;
(七)办理其它有关学生档案事项。
第三章 档案的内容和分类
第八条 建立学生档案,应根据每个学生的经历和实际情况建立,并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。
第九条 学生档案的内容及其分类
第一类 毕业生登记表;
第二类 学生个人自传;
第三类 鉴定、考核、考察材料;
第四类 学生成绩卡(表)、学位证书、论文评语;
第五类 政治历史情况及学生升学政审材料;
第六类 加入中国共产党、共产主义青年团的材料;
第七类 奖励材料(含三好学生,优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等);
第八类 处分材料(包括个人检查、调查报告、校系级处分决定或免于处分的意见等);
第九类 出国留学材料,包括已经是国家正式职工的工资和任免材料等;
第十类 其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。
第四章 管理范围
第十条 学生档案的管理大体与干部档案相当,凡是由学校正式录用的本、专科学生、硕士生、博士生等各类学生档案一律由档案馆人事档案室统一管理。
第十一条 学生毕业后个人档案应立即转到学生的工作单位。
第十二条 毕业前夕应将学生在校的德、智、体主要表现和学生成绩输入计算机,留在档案馆永久保存。
第十三条 硕士、博士、博士后的论文及论文的专家评语亦输入计算机永久保存。
第十四条 退学、因故死亡,因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存;休学的学生,复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十五条 留级的学生档案,每学年在接到教务处通知后,立即将其档案转到所留班级并上名册(将原在班级的名字注销并说明原因)。
第十六条 学生若被学校除名,应及时将档案转入非在校生类,如有就业的,按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。
第十七条 学生在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由学校人事档案室保管,刑满释放、解除劳教,或重新就业的,档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第十八条 学生出国不归、失踪、逃亡,其档案仍由学校档案馆保管。
第五章 档案材料的收集、鉴别与归档
第十九条 为了使学生档案适应社会发展的需要,要经常通过学生处、团委、各系部等部门收集优秀学生、优秀学生干部、各类奖学金及学生参加社会活动形成的反映学生德、智、体的材料,充实档案内容。
第二十条 新生在考生成绩合格,确定录取时,应在开学初期将其人事档案材料收集齐全后,移交学生处,学生处对新生的每份档案进行认真地清理和签收。
第二十一条教务处、学生处、各系部应将学生在校期间所形成的新材料及时送学生处归档。
第二十二条 主管人员将收集的材料,认真鉴别,属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。姓名书写要准确,不能用曾用名,也不能写同音字。材料上必须标明系部、专业和班级,并经组织审查盖章后方能归档。
第二十三条 不属于规定归档的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分别情况处理,凡不应归档的退还形成材料的单位处理。
第二十四条 凡收集的归档材料,均应按学生学号顺序整理装订。
第二十五条 学生档案材料,须统一用十六开规格的办公用纸;如奖学金之类的表可用八开对折表格,不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第六章 档案的保管与保护
第二十六条 根据安全保密和便于查找的原则,要对学生档案进行严密,科学地保管。
(一)学生档案要建立专门学生档案室,档案室要坚固、安全、要有防火、防潮、防盗、防光等设施。
(二)档案室的防火、防潮、防盗、防光、防高温等安全设施应经常检查以确安全,要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度(温度要控制在摄氏14度-24度,相对湿度45-65%)。
(三)保管学生档案应建立登记和统计制度,每年核对一次,发现问题及时解决。
 (四)要不断地研究和改进学生档案的管理方法和保护技术,逐步实现科学化、标准化和现化化管理。
第二十七条 学生档案入库后,要更换统一和规范的学生档案袋。
第二十八条 认真负责管理好学生档案,对利用学生档案材料营私舞弊的,应视情节轻重,予以严肃处理,对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守保密法》 的要依法处理。
第七章 学生档案的利用
第二十九条 因工作需要查阅和借阅学生档案,须遵守下列规定。
(一)凡来室查阅学生档案者,须持各系部及有关部门的介绍信查阅;
 (二)档案管理单位,要根据规定和需要提供服务利用;
(三)学生档案一般不外借,必须外借时,须说明理由,并经主管档案的学生处处长及相关院领导签字批准,方可出室;
(四)学生个人不能查阅自己的档案材料;
(五)查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定,严禁涂改、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况按学校有关规定处理。
第八章 学生档案的转递
 第三十条 学生分配或就业后应及时将档案转给新的主管单位。
    第三十一条 专科毕业生考取外校本科生,学生处及各系部应及时通知档案室将档案转至录取院校。
    第三十二条 转递学生档案应遵守下列规定:
(一)学生档案应通过机要交通或派人专人送取,不能邮寄,不得交学生本人自带;
(二)转出的档案必须完整、齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出;
(三)转出的学生档案必须详细填写转出单,严密包封;
(四)收到档案的单位,须核对无误后,应在回执上签名盖章立即退回,逾期一月未退回者,转出单位应写信催问,以防丢失。
第三十三条 严格执行转递制度,避免产生“无头档案”如有的学生不服从分配而自己找单位未及时索取档案者,人事档案室应予妥善保管。
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