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部门职责

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办公室各岗位工作量化要求

发布时间:2013-03-01 08:22 字号:

(一)主任岗位工作标准要求
 
1、公文处理;
(1)每天处理省教育厅、市教育局来文;
(2)审发院级下行文件,检查编号,签发人,日期等。审报院级上报文件、材料;审定办公室起下发的文件、通知内容(其他部门起草的文件由拟稿部门校对内容)。
2、总结计划:6月10日、12月10日起www.vns009.com总结,在每学期放假后5日内收集好各部门计划,10日内各主管校长计划交常务校长制定学校总计划。每学期开学前10日内协助常务校长制定出台学期或新年计划。督促各部门在开学前制定好计划表和各项计划的实施方案交董事会审批。
3、会议活动。
(1)每周院级班子会议、中层会议的记录;学期初、学期末全体会议的组织、议程安排及会议新闻稿审定。
(2)协助校级重大活动-会议议程、领导讲话稿的起草。上级领导及兄弟院校院级领导的来访联系;www.vns009.com和上级部门的协调联络。
4、院级规章制度的起草、修订,每年6月15日、12月15日起整理本学期制度汇总。每次人员调整后职责的收集。
5、www.vns009.com重大项目的参与审议。
6、每月10日前,月工资津贴的审定,报批。
7、每周一办公室内部会议的主持、业务培训的组织安排。
8、每周末部门周计划的拟定,www.vns009.com周计划的审定;月末值班表的审定。
9、参加行政值班;办公室及卫生区的卫生;会议服务。
10、每年11月20日开始春节台历的联系申购分配。
11、www.vns009.com重大事项:证照审验、职称评审、评优评先、学期初、末安排等提醒。
12、每周向常务院长汇报本周各项督查情况,提出表扬和解决问题方案。

 
(二)督导副主任岗位工作标准要求
 
1、常规检查
(1)每周对以下工作做出督查报告。
(2)教学督查,每周最少5节课的听课,查党情况记录。
(3)每周最少3次在岗情况检查。
(4)每周1次业务培训学习机部门例会召开情况检查。
(5)每周1次固定设施设备完好情况检查。
(6)每周3次校容校貌,卫生情况检查。
(7)每周1次周计划完成情况检查。
(8)每月2号检查部门工作计划,每月28号检查重要工作任务、重点工程和实施项目的进展情况。形成督查报告。
2、专项督查
(1)www.vns009.com领导做好批示后,落实办理情况和常务院长安排进行督查。
(2)董事会的重大决策、重点工作部署的落实情况进行督查。
3、督查通报
每次检查形成报告交院长和董事会,必要时印制督查通报。月底汇总督查通报奖罚表交财务执行。
4、调研
对督查中发现的师生反映强烈的难点热点焦点问题予以调研,形成报告。
5、每学期对督查办法修订。督查表格的制定、修订和填报。

 
(三)人事副主任岗位工作标准要求
 
1、劳资工作
(1)每月2号前下载上月指纹签到记录。各部门核对。
(2)每月5号前根据考勤表、值班表、加班审批情况核算教职工月考核奖金,通知财务处。
(3)每月5号前根据领导审批的人员调整单(调入人员、调出人员、内部调整)、工资调整单制定人员岗位、工资变动通知单通知至财务处。即时做出每个调整岗位的工作职责调整通知。
2、人事工作
(1)每月10号整理岗位调整、工资调整后的教职工基本情况表,做为领导决策依据。
(2)根据各部门工作需要及定岗情况,制定招聘方案,发布招聘信息,协助申请部门面试录用。
(3)通知入职、辞职、解聘、调动人员填写表格、核定入职及调动工资交财务处。
(4)每学期初9月10日前、3月10日前补充完善人事档案信息、整理、汇总、建档。
(5)按照要求填写劳资、人事报表,上报省市人事劳资数据。
(6)9月份组织教师资格认定报名、考试、体检、面试至10月底结束。
(7)9月份登记、修改教师继续教育培训信息,验证。
(8)9月份对拟晋升职称人员信息摸底、拟定www.vns009.com评审推荐办法,组织推荐申报。
(9)6月10日前,准备教师节评优办法,组织评选。
(10)每学年末了解下年社保(养老、医保)标准,每季度初15日前办理教职工社会保险手续办理。
(11)每学期6月10日前、12月10日前拟定教职工学期、年度考核办法,评优办法,组织评定、上报。
3、综合接待
(1)接待上级及兄弟院校领导参观、来访以及重大活动用车、就餐、住宿安排、服务。
(2)每天根据领导、部门工作需要,合理调配车辆、司机。做好出车、加油登记记录。
(3)提醒司机按期保养、审验车辆。
(4)每年的4月份了解全省证件年检时间,准备材料年检。包括机构代码、办学许可证、民非证、收费许可证审验。每年6月底,协助后勤部门卫生许可证的审验。
(5)负责办公室人员月考核。
4、每周参加一次日常行政值班;每月参加双休日值班。
5、负责办公室及草坪卫生区的卫生。
6、12月10日前做好元旦贺卡的联系、申购、分配。
7、春节、妇女节、端午节、教师节、中秋节教职工福利的统计、申购。
8、办心室公章保管、使用登记。

 
(四)文秘干事岗位工作标准要求
 
1、每天接收省、市教育厅及职能部门公文、下载转发或打印或送发,在收文记录本上登记。
2、按照类别保存接收公文的电子档。电子档每月1个文件夹,文件夹命名格式为“日期+单位”,如:“201305省厅”,文件命名格式为“单位+部门+文号+关键字”,如:“省厅高教处1561号专业申报”。
3、印制“接收公文处理签”,按照主任批示传阅。
4、每月回收下发的公文,按照分类归档。
5、印制院级行政文件、通知的“发文处理签”,登记、编号,由行文部门审查后、印制发放,纸质归档。
6、按照院内红头、通知2种类别保存电子档。院级红头电子档保存格式为“文件号+关键词+行文部门”,如:“56号表彰学生处”,通知参照此格式。
7、每学期2次修改印制发放www.vns009.com通讯录,9月、11月、3月、5月。(可以根据人员变动调整情况增加或减少次数)
8、每月30日统计、修改、印制、发放下月www.vns009.com值班表。
9、每年4月28日,9月28日修改印制作息时间表。
10、对www.vns009.com要求各部门上报的各类材料的通知、收集、汇总。并记录上交材料部门的时间顺序。
11、每年11月初根据审批的预算安排非专业报刊杂志征订。
12、每年2月文件档案整理,6月20日、12月20日。贴好标签、制作文件档案名录表。
13、寒暑假提醒值班人员接收公文。
14、根据主任要求起草简单的文件材料。
 
(五)文秘员岗位工作标准要求
 
1、打扫208会议室、多功能室、接待室卫生,保持会所接待室卫生情况良好。
2、院级会议,有接待任务时,扫擦一次接待室,做好开水服务。
3、打扫常务副院长办公室,为常务副院长做服务工作。
4、管理会议室、接待室、常务副院长办公室钥匙。每次会议室、接待室使用前登记、使用后检查卫生、物品、设备。关闭门窗、电源。
5、及时申购桶装纯净水。要求经常检查水房存水量,剩余五桶左右时联系水公司送水。
6、每次亲自带领领水教师开水房门、按照限定量领水,签字、关门。
7、每周一次打扫水房卫生。
8、管理办公室打印机。使用登记及维护。
9、管理办公室传真机。使用登记及维护。
10、管理办公室照相机、摄像机及充电器、数据线、支架等配套设备。使用登记、充电及维护。
11、管理办公室移动音响、话筒、充电器。
12、档案室物品、小仓库物品上账登记。打扫卫生。
13、管理会议台签,台签纸,熟练打印台签,会议备用。
14、每学期办公室、常务院领导办公用品的领用。日常补充。
15、办公室人员出勤、加值班表登记。
16、每月20日向网通公司了解上月办公用电话使用情况,对照标准公布超标准处室。
 
(六)文印员岗位工作标准要求
 
1、熟练掌握复印机、速印机的使用。在现有打印、复印、速印基础上,学习设备的其它功能。
2、按照规定严格审查文印审批单,做好耗材领、用纸记录。并对各部门用纸情况进行监督管理,检查是否有乱用纸现象,核查总结用纸量,用纸数据统计后上报办公室领导,办公室领导根据情况处理不合理问题。
要求每周整理单据,每月2号前装订整齐,全年归并存放。
3、每天对文印设备进行保养、清洁。
4、每次对使用的u盘杀毒后使用。
5、每天对电脑桌面资料整理,督促各部门拷贝资料。
6、每天下班前检查耗材剩余量,及时申购申领。
7、协助学期初、学期末阶段性大量卷纸印刷。
8、节约用纸,尽量电子版上报情况,校内打印尽量双面打印。用废纸打印文件草稿。
9、每天打扫文印室卫生,扫拖擦。
10、每天下班前关闭所有电源,监督文印室安全防火。
11、每年9月份及时统计上报省教育厅高等教育信息、中职统计报表。书写数据分析报告。
12、每年11月底填报上报沁阳市、焦作市民办教育年检报表。
13、每学期一次征求教职工对文印的意见和建议。对自己部门的工作进行分析总结。

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